Het succesverhaal van HR Groep
IT als groeimotor, de kracht van outsourcing
HR Groep Streetcare is dé expert in de productie en plaatsing van middelen
ter verbetering van de Verkeersveiligheid. Van het bekende ‘Amsterdammertje’ tot Schoolzone producten, HR Groep produceert en plaatst het. In plaats van zich hoofdzakelijk te concentreren op de levering van verkeersborden, heeft de
organisatie nu haar prioriteit verschoven naar assetmanagement: het intelligent beheren en onderhouden van objecten in de openbare ruimte voor
langere contractperioden.
Wij spraken Dirk Nijboer, Manager Operations over het belang van IT binnen de organisatie en de transformatie die zij samen met UNO hebben bereikt: “Een krachtige IT-infrastructuur is essentieel voor efficiëntie en groei van onze organisatie. Bij HR Groep zijn we verschoven van het zien van IT als kostenpost naar IT zien als een groeimotor van onze onderneming. Een cruciale stap was het uitbesteden van onze IT-omgeving aan UNO.”
Hoe zag de IT-omgeving van HR Groep Streetcare eruit?
Door verschillende acquisities is HR Groep de afgelopen jaren zeer snel gegroeid, en elk bedrijf had zijn eigen IT-omgeving. De verschillende organisaties opereerden vanuit Rijswijk, Nieuw-Vennep en Leek waarbij in Rijswijk een zware, oude server stond waar iedereen mee verbond. Deze was essentieel voor de zware grafische bestanden van de DTP-afdeling maar gaf, in combinatie met verouderde hardware, performance problemen.
Hoewel HR Groep zelf het boekhoudprogramma ExactGlobe al naar de cloud had overgezet, stond men
voor een dilemma: vervangen we de oude server, of verplaatsen we alle kantoorautomatisering naar
de cloud?
Wat wilde HR Groep bereiken?
Uiteindelijk is ervoor gekozen om de hele IT naar UNO te outsourcen. Deze stap is niet gezet om
alleen kosten te besparen, al was dit een bijzonder fijne realisatie. Het zorgt er ook voor dat UNO hét
aanspreekpunt is voor de IT-ondersteuning van de organisatie. Of, zoals Dirk Nijboer het verwoordt:
“Binnen HR Groep is UNO nu het aanspreekpunt voor IT vragen. Daardoor hebben wij toegang tot de expertise van een 70-koppig team. In een snel veranderende wereld van technologie en cybercriminaliteit geeft het ons rust dat UNO daarin de leiding heeft. Deze transitie zorgt er ook voor dat onze interne ITmedewerkers de ruimte hebben om zich te focussen op segment-specifieke innovaties binnen ons IT-landschap.”
Alle doelen van de digitale transformatie op een rij:
- Volledige outsourcing van de IT: één aanspreekpunt voor de organisatie.
- De lokale infrastructuur uitfaseren en migreren naar de cloud.
- Slim en efficiënt werken binnen een veilige omgeving.
- Adequate monitoring om veiligheidsrisico’s te beperken.
- Kostenbesparing realiseren.
- Uniforme werkwijze op alle locaties die volledig locatie- en device onafhankelijk is.
- Alle medewerkers voorzien van laptops.
- Het diverse digitale kennisniveau van de organisatie naar een hoger niveau tillen.
- De fysieke serverinfrastructuur (DTP) verplaatsen van Rijswijk naar Leek.
De oplossing? UNO: Leading your digital journey
UNO hanteert een integrale IT-methodiek, deze werkwijze biedt een balans tussen strategische, technische en functionele invalshoeken. Dit resulteert in een duidelijke IT-route die inzicht geeft en controle biedt over de digitale toekomst van een onderneming. UNO neemt je bij de hand, brengt de basis op orde en neemt je mee op je digitale reis. Dit proces noemen wij ‘Leading Your Digital Journey’, waarbij we de 3D IT-methodiek toepassen. Deze alomvattende aanpak is essentieel voor een geslaagde IT-implementatie.
“Hoe een organisatie en haar mensen opereert, is ontzettend belangrijk bij de implementatie van een nieuwe IT-infrastructuur. HR Groep transformeert van een traditionele IT-omgeving naar een dynamische werkplek die snel en effectief werken stimuleert, mede dankzij tools als Microsoft Teams.”, aldus Marco Smit, Accountmanager bij UNO. Marco was intensief betrokken bij het project en benadrukt ook het belang van een veilige en gecertificeerde werkomgeving.
“Als ketenpartner van de overheid zijn er talrijke richtlijnen die organisaties moeten naleven. Om deze werkwijze én de beveiliging te optimaliseren, hebben
we gesprekken gevoerd met directie, medewerkers en IT-specialisten. Dit gaf ons het inzicht om IT af te stemmen op bedrijfsdoelstellingen van de HR Groep.
Verder hebben we zo onderbouwd advies kunnen geven over het opstellen van het IT-beleid wat uiteindelijk geleid heeft tot het behalen van de ISO27001 door HR Groep.”
Het plan van aanpak van UNO
UNO werkt met een alomvattende aanpak waarbij. technische, strategische en functionele doelen worden gesteld. Om structuur en overzicht in het project te behouden, wordt daarbij de PRINCE2 methode gehanteerd. Hierbij worden projecten in heldere fases opgedeeld, voor HR Groep zag dit er zo uit:
Fase 0: Nulmeting
Strategische sessies om de bedrijfsvisie, bedrijfsprocessen, en het complete IT-landschap te begrijpen. Een belangrijke vraag hierbij is: ‘Hoe functioneer je als organisatie in én met de Werkplek van de Toekomst?’.
Strategische sessies om de bedrijfsvisie, bedrijfsprocessen, en het complete IT-landschap te begrijpen. Een belangrijke vraag hierbij is: ‘Hoe functioneer je als organisatie in én met de Werkplek van de Toekomst?’.
Fase 1 Initiatiefase
Aanpassen van het initiële plan op basis van de nulmeting.
Aanpassen van het initiële plan op basis van de nulmeting.
Fase 2: Ontwerpfase
Verdere verkenning van bedrijfsdoelen, applicaties en beveiliging door middel van strategische sessies. Daarnaast wordt hier gekeken naar de uiteindelijke onboardingstrategie.
Verdere verkenning van bedrijfsdoelen, applicaties en beveiliging door middel van strategische sessies. Daarnaast wordt hier gekeken naar de uiteindelijke onboardingstrategie.
Fase 3: Voorbereidingsfase
Van concept naar pilot. Testen en aanpassen van het ontworpen IT-landschap. Hierbij wordt altijd gewerkt met een pilotgroep. Vanuit alle business units wordt een acceptatietest gedaan, doen de middelen wat we verwachten?
Van concept naar pilot. Testen en aanpassen van het ontworpen IT-landschap. Hierbij wordt altijd gewerkt met een pilotgroep. Vanuit alle business units wordt een acceptatietest gedaan, doen de middelen wat we verwachten?
Fase 4: Implementatie en onboarding
Bij het introduceren van de nieuwe systemen nemen we de leiding in datamigratie en configureren direct toegang, backups en veiligheidsprotocollen. We werken daarbij in kleine groepen met een vergelijkbaar kennisniveau. Om iedereen aan boord te krijgen, sturen we een heldere welkomstboodschap via mail, video en posters.
Bij het introduceren van de nieuwe systemen nemen we de leiding in datamigratie en configureren direct toegang, backups en veiligheidsprotocollen. We werken daarbij in kleine groepen met een vergelijkbaar kennisniveau. Om iedereen aan boord te krijgen, sturen we een heldere welkomstboodschap via mail, video en posters.
Fase 5: Nazorg en adoptie & Governance
Het adoptieprogramma zoals dit is toegepast bij HR Groep draait om een soepele introductie van de technologieën, zoals Microsoft Teams, in de dagelijkse praktijk. Medewerkers worden actief betrokken bij trainingen, zodat iedereen de tools optimaal kan benutten. Het begrijpelijk vastleggen van de richtlijnen en regels in governance documenten is cruciaal om het juiste en veilige gebruik van deze technologieën te borgen binnen de organisatie.
Het adoptieprogramma zoals dit is toegepast bij HR Groep draait om een soepele introductie van de technologieën, zoals Microsoft Teams, in de dagelijkse praktijk. Medewerkers worden actief betrokken bij trainingen, zodat iedereen de tools optimaal kan benutten. Het begrijpelijk vastleggen van de richtlijnen en regels in governance documenten is cruciaal om het juiste en veilige gebruik van deze technologieën te borgen binnen de organisatie.
Het resultaat
Dankzij een volledig cloud-gebaseerde kantoorautomatisering werken de medewerkers van HR Groep nu vanuit meerdere locaties efficiënt samen. Er is slechts één centrale server voor de DTP-afdeling welke is verhuisd van Rijswijk naar Leek.
De overzichtelijke projectaanpak en effectieve pilotgroepen hebben ervoor gezorgd dat medewerkers sneller konden samenwerken met de nieuwe tools en waar nodig werd er, zowel ter plaatse als online, extra ondersteuning aangeboden. Na de migratie was er een team van UNO op locatie om (ter plekke) nazorg te verlenen. Iedereen binnen HR Groep kan nu eenvoudig videobellen via Microsoft Teams en hun bestanden veilig opslaan, delen en samenwerken met SharePoint, Teams en OneDrive for Business. Of men nu offline of online werkt, met SharePoint & Teams is er altijd een veilige toegang tot hun bestanden. Gebruikers kunnen hun werkplek verder personaliseren met specifieke applicaties zoals Photoshop, RSI en software voor slechtzienden. Bovendien zijn de Microsoft 365 functionaliteiten toegankelijk vanaf elk apparaat met internet, waardoor ze overal en altijd veilig kunnen (samen)werken kunnen werken en samenwerken. Het nieuwe IT-landschap is daarnaast eenvoudig schaalbaar en verplaatsbaar zodat bij uitbreiding of verhuizing de IT gemakkelijk meebeweegt met de organisatie.
Met UNO’s Advanced Security programma, dat is gebaseerd op Microsoft End-Point Defender, verzekert HR Groep haar digitale veiligheid. Een onmisbare tool voor overheidsleveranciers. Dit programma biedt niet alleen een basisbeveiliging, maar ook een extra beschermingslaag, waarbij elk apparaat, ongeacht de locatie, veilig is. End-Point Defender waakt over alle endpoints zoals computers en mobiele apparaten, en beschermt tegen tal van bedreigingen. De centrale beheerfunctie versterkt de beveiliging en anticipeert proactief op bedreigingen. UNO neemt hierin het voortouw door alle waarschuwingen op te vangen en te analyseren/beoordelen, zo wordt HR groep extra ontzorgt en wordt de cyberdreiging sterk verminderd.
HR Groep over UNO
“In deze tijden van snelle IT-ontwikkelingen en toenemende cyberdreigingen is het bijna niet meer bij te benen als organisatie. Met UNO hebben we niet alleen een IT-partner; het is alsof we er 70 experts bij hebben. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een geruisloze migratie naar de nieuwe IT-inrichting met een uitmuntende nazorg en adoptie. Tevens voldoen we nu gemakkelijker aan de ISO 27001 beveiligingseisen, iets wat steeds belangrijker wordt met regelgeving zoals de aankomende NIS2. We zijn zeer te spreken over hun proactieve houding en de opvolging van meldingen uit geavanceerde beveiligingssystemen. Deze uitbesteding zorgt ervoor dat tijd, kosten en ondersteuning perfect samenkomen.”
“We hebben tijdens dit proces een unieke relatie opgebouwd. Eén aanspreekpunt is wel zo makkelijk! Hun benaderbaarheid is laagdrempelig; onze medewerkers nemen moeiteloos contact op, dat is prettig en efficiënt samenwerken! Een speciale waardering gaat uit naar het klantensucces team van UNO, met Marco Smit, Patrick van Kampen en Jonathan Teske. Deze driehoek slaat een brug tussen onze bedrijfsambities, onze mensen en IT. Nu we onze IT uitbesteden, realiseren we ons pas welke groeimotor IT is voor onze Het maakt ons bedrijf sterker, slimmer en sneller!”
Aldus Dirk Nijboer.
Meer weten?
Mocht je een keer vrijblijvend willen sparren over je eigen IT omgeving om te kijken of UNO iets voor jou kan betekenen? Neem dan contact op met een van onze consultants uit het media segmentteam via 070 – 3300502 of advies@uno.nl. Wij helpen je graag verder!
Download case PDF
Meer weten over de digitale reis van HR Groep? Download dan hier direct de klantcase.
Bekijk ook deze cases
Benieuwd naar vergelijkbare succesverhalen? Neem dan ook eens een kijkje bij deze klantverhalen. We zijn trots op onze klanten.
Security Delta (HSD)
HSD: ‘‘Met UNO volledig ontzorgd op IT-gebied, met volle aandacht voor cyber security.”
PAX
PAX werkt altijd en overal internationaal veilig samen in een cloud-only platform van UNO!
