Proces automatisering

Procesautomatisering met het Microsoft Power Platform: iets voor mijn organisatie?

Steeds meer organisaties maken de stap naar de digitale werkplek van Microsoft 365. Meetings houden in Microsoft Teams of samen in een bestand werken, het is bijna niet meer weg te denken uit ons dagelijks werk. Op één vlak ziet onze consultant Bart Landsmeer dat de kansen op dit platform onbenut blijven: procesautomatisering. In deze blog vertelt Bart waarom dat zonde is, en wat het Microsoft Power Platform voor jouw organisatie kan betekenen.

Als consultant heb ik de afgelopen jaren veel organisaties de stap naar de digitale werkplek van Microsoft 365 zien maken. Voor sommige bedrijven vanuit een strategische keuze, voor sommige een (deels) noodgedwongen keuze vanwege de Covid-19-pandemie. Hoe dan ook: het doet me goed om die ontwikkeling te zien; het betekent dat deze organisaties inzien dat ze mee moeten in de vaart der volkeren. En dat digitalisering dé manier is om als organisatie versneld te groeien. Ook zie ik steeds meer volwassenheid op het gebied van adoptie, beveiliging en governance. Een onderwerp waarover mijn collega Elwin eerder dit jaar een blog schreef en waarover we een succesvol webinar organiseerden.

Procesautomatisering is hot

Op één gebied van de moderne werkplek zie ik echter nog weinig vooruitgang: procesautomatisering. Ik zie steeds meer organisaties aan de gang met de principes van LEAN. En ook procesmodellering in Visio of Blueworks wordt steeds vaker gebruikt. Maar de vertaalslag naar het daadwerkelijk bouwen van de softwareoplossingen die nodig zijn om de volgende stap te zetten in de digitale transformatie… Nee, die wordt nog niet echt gemaakt. Waar dat aan ligt? Voor een deel aan de situatie op de arbeidsmarkt. Voor het ontwikkelen van bedrijfsapplicaties zijn softwareontwikkelaars nodig. Maar de vraag is groter dan het aanbod. Ook is het ontwikkelen van maatwerkoplossingen, waar het vaak toch op uitdraait, prijzig. De stap is dus groot, zeker voor organisaties met een begrensd IT budget en al helemaal wanneer je niet inzichtelijk hebt of het wel iets is voor jouw organisatie. Gelukkig kwam daar een oplossing binnen de Microsoft 365 werkplek: het Power Platform. Het Microsoft Power Platform is een low-code- en no-codeplatform. Hiermee kunnen softwareoplossingen relatief snel worden ontwikkeld zonder dat daar gevorderde programmeervaardigheden bij hoeft komen te kijken. Microsoft wil met het Power Platform eindgebruikers de kans geven om zelf oplossingen te bedenken, te bouwen en te implementeren. Microsoft noemt deze ook wel de citizen developers. Dit opent de deur naar Business Process Automation-software, die je organisatie de mogelijkheid geeft om tijdrovende taken te automatiseren. Het gerenommeerde IT-onderzoeks- en adviesbureau Gartner voorspelt zelfs dat tegen het einde van 2025 de helft van alle gebruikers van low- en no-code platforms afkomstig zullen zijn van buiten de IT. Welke collega’s zitten daar binnen jouw organisatie bij?

Checklist procesautomatisering

Nu hoor ik je denken: is dit dan iets voor mijn organisatie? Waarschijnlijk wel, want procesautomatisering is iets dat binnen elke organisatie toegepast kan worden. Denk bijvoorbeeld aan taken die regelmatig worden uitgevoerd en weinig uitzonderingen kennen zoals het ondertekenen van documenten, onkostendeclaraties en onboarding van medewerkers. Maar ook aan functies die nog meer je business raken zoals voorraadbeheer, invoeren van klanten en het tracken van werkvoortgang. Wat procesautomatisering in algemene zin altijd oplevert, is standaardisatie (een uniforme werkwijze in bedrijfsprocessen), efficiëntie (minder verwerkingstijd) en een hogere kwaliteit (minder fouten). Maar om erachter te komen of procesautomatisering iets is voor jouw organisatie, hebben we een checklist ontwikkeld. Kun je 5 of meer vinkjes zetten? Dat is het in ieder geval de moeite waard om de mogelijkheden van procesautomatisering bij jouw organisatie verder te verkennen.

Klik op de afbeelding om te downloaden

De voordelen van het Microsoft Power Platform

Hebben we je aandacht getrokken met betrekking tot procesautomatisering? Fijn! Maar waarom ben ik dan zo enthousiast over het Microsoft Power Platform? Oplossingen voor vraagstukken vanuit de business zijn in het low-code platform van Microsoft goedkoper en sneller te implementeren. Sneller ontwikkelen betekent sneller kunnen inspelen en maakt je minder afhankelijk van de IT-afdeling. Je blijft daarnaast weg van dure ‘enterpriseachtige’ software waardoor je investeringen relatief snel terugverdiend. De oplossingen die je ontwikkelt zijn daarnaast beter in te passen in je (veiligheids)beleid én beter controleerbaar. Dit omdat het platform in Microsoft 365 is geïntegreerd. Zo kun je je digitale groei versnellen op een gecontroleerde en veilige manier.

Daarnaast biedt het Microsoft Power Platform volop kansen om laaghangend fruit aan te pakken door de ‘Power users’ in je organisatie. Vraag jezelf eens af hoeveel tijd je medewerkers kwijt zijn aan bijvoorbeeld het invoeren of overtypen van gegevens in systemen, het sturen van herinneringen via de mail of het verwerken van formulieren. Als je dit soort repeterende handelingen automatiseert, levert je dat tijdwinst op. Die tijd kunnen je medewerkers inzetten voor het realiseren van échte klantwaarde, het opbouwen en onderhouden van klantrelaties en het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. Niet alleen taken waarvoor je medewerkers hun bed uitkomen, maar ook zaken waarmee jouw organisatie een stap verder komt.

Garbage in = garbage out

Toch trap ik nu even op de rem. Zoals altijd is de praktijk weerbarstig. Je komt uitzonderingen in processen tegen of hebt te maken met wensen vanuit de business die je niet gemakkelijk met een no-code oplossing kan bouwen. Je kunt dan ook meestal niet zomaar beginnen met het automatiseren van bedrijfsprocessen. Zonder een grondige procesanalyse en een slimme ontwikkeling van een software-oplossing is het project gedoemd te mislukken. Binnen de IT is de stelregel namelijk: garbage in = garbage out. Oftewel: als je aan de voorkant geen grondige processelectie- en procesanalyse hebt gedaan, dan kun je ervan uitgaan dat ook de output niet optimaal is en is het de investering uiteindelijk ook niet waard. Hoe complexer het vraagstuk, hoe complexer de oplossing. En hoe meer eisen je stelt aan een applicatie, hoe meer je in de buurt komt van een maatwerkoplossing. Automatiseren = organiseren. Dus voordat je naar de gereedschapskist grijpt, moet je eerst goed kunnen bepalen welk probleem het oplost en of het zin heeft om te gaan ontwikkelen.

4-stappenaanpak

Het inzetten van het Power Platform benodigd dan ook een goede voorbereiding en een heldere aanpak. UNO heeft een 4-stappenaanpak ontwikkeld waarmee we organisaties volledig kunnen ondersteunen bij dit vraagstuk. We focussen daarbij niet alleen op het ontwikkelen van een softwareoplossing, maar juist ook op de bedrijfsprocesanalyse en de organisatiekant zoals het opleiden- van medewerkers.

Op die manier kun je als organisatie toegroeien naar de laatste volwassenheidsfase uit het eerder genoemde UNO Maturity Model: de datagedreven fase. Wil je meer weten over onze aanpak? Bekijk dan onze oplossingen pagina Power Apps en Power Automate

 

Bekijk ook alvast onze pagina Power Apps en Power Automate met een uitgebreide omschrijving om te zien waarbij UNO jouw organisatie kan ondersteunen. Heb je vragen neem contact op met je vaste contactpersoon, mail mij blandsmeer@uno.nl 070-3300010

Bart Landsmeer Cloud Consultant bij UNO

Direct contact met een specialist
die jou écht verder helpt

  • UNO Servicedesk: voor praktische en complexe, technische vragen
  • UNO’s digitale strategen: voor advies over de Cloud en jouw Werkplek van de Toekomst
  • UNO Customer Success Team: voor advies over Cloud Adoptie, IT-trends en overige vragen.

Wij luisteren en staan voor je klaar!

UNO Servicedesk

070-3300502

UNO Customer Succes Team

070-3300010

Stel een vraag

E-mail

Lees in de BLOG van Bart Landsmeer, hoe je in 4 stappen met low/no code software sneller routinematige processen kan automatiseren.