Help! Moet ik nou chatten, mailen, bellen of appen met collega’s?

We komen om in de digitale communicatiemiddelen die ons sneller en slimmer zouden moeten laten werken. Uit recent onderzoek blijkt echter dat we gemiddeld vier uur per week verliezen, doordat niet duidelijk is hoe we over wat en met wie communiceren. Onze Business Development Manager Elwin Vreugdenhil pleit dan ook voor het opstellen van digitale communicatierichtlijnen.

‘Hé, heb jij mijn mail niet gekregen?’
‘Jawel, ik heb gereageerd in de Teams-chat.’
‘Oh, had je me niet even kunnen appen om te laten weten dat je had gereageerd?’
‘Nou… Ik heb gebeld en je voicemail ingesproken om je dat te vertellen. Heb je dat niet gehoord?’

Oké, ik geef het direct toe. Bovenstaande conversatie is misschien een beetje aangedikt, maar ik weet zeker dat het ook jou herkenbaar in de oren klinkt. Vergelijkbare verhalen hoor ik, met name sinds we massaal thuiswerken, namelijk van veel van onze klanten. En, nog een bekentenis, ook bij UNO heb ik soms zulke gesprekken met collega’s. Ook ikzelf maak me er wel eens schuldig aan. Wil ik een snel antwoord van collega A, dan kan ik een chatbericht sturen via Teams, omdat ik weet dat hij snel reageert. Maar collega B kan ik beter bellen, omdat hij weinig in Teams kijkt. En collega C is het best te bereiken via de mail.

Warrige communicatie kost tijd en geld

Het aantal digitale communicatiemiddelen dat we anno 2021 hebben, is ontzettend groot. Eigenlijk staat niets ons in de weg om superslim, efficiënt en snel te werken. Maar het paradoxale is dat we juist door al die communicatiemiddelen minder efficiënt dreigen te gaan werken. Het Amerikaanse bureau Quester publiceerde in mei 2021 het onderzoek The Digital Communication Crisis, waaraan 2.000 kantoormedewerkers meewerkten. Hieruit bleek dat meer dan 70% enige vorm van onduidelijke communicatie van hun collega’s ervoer. Dit leidt ertoe dat de gemiddelde werknemer vier uur per week (!) verspilt aan slechte of verwarrende digitale communicatie. Dat tijdverlies en de daarmee gepaard gaande fouten – omdat je langs elkaar heen werkt – zorgen voor een gemiddelde jaarlijkse verspilling van $ 188 miljard in de Amerikaanse economie. Bizar toch?

Ongeschreven regels

Bovenstaande cijfers zullen niet snel afnemen in de toekomst, waarin hybride vormen van werken de norm worden. Als een deel van het team thuis zit en een deel van het team op kantoor, wordt het nóg lastiger om goed te communiceren. Op kantoor voelen mensen de ‘ouderwetse’ mores en houdt men zich makkelijker aan de ongeschreven regels. Je loopt bijvoorbeeld niet binnen om iets te vragen als iemand zijn deur dicht heeft of met koptelefoon op geconcentreerd zit te werken. Maar iemand die thuiswerkt ziet dat niet, zeker niet als diegene nog niet (voldoende) bekend is met handige Teams-functies als presence control. Of als daar geen afspraken over zijn gemaakt.

Oplossing: richtlijnen en beleid

De logische vraag is: hoe kun je dit oplossen? Oftewel: hoe kun je ervoor zorgen dat iedereen binnen de organisatie zo effectief mogelijk communiceert? En dat iedereen weet welk communicatiekanaal moet worden ingezet voor welk type communicatie? Het antwoord: met beleid en richtlijnen voor digitale communicatie. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het niet zo makkelijk. Daarom hebben we vanuit UNO een eerste voorzet gegeven, die je hiernaast kan bekijken. Klik op de afbeelding om te vergroten.

 

Zo stel je beleid op

Dit model is zeker niet in beton gegoten. Er is niet één waarheid. Waar het om draait, is dat je binnen je organisatie afspraken maakt hoe, wanneer en waarvoor je bepaalde communicatiemiddelen inzet. Dat kan per organisatie of per projectteam verschillen. Zolang iedereen maar weet wat de afspraken zijn en elkaar hier aan houdt. Het zorgt voor rust, overzicht en harmonie onder je medewerkers. En daarmee voor efficiëntie. Als je weet hoe het systeem werkt, dan werkt het niet tegen je, maar juist vóór je!

  • Bij het opstellen van richtlijnen kun je onder meer rekening houden met:
    Het doel van je boodschap (vragen, mededelen, overleggen);
  • De inhoud en het belang van je boodschap;
  • Het belang van vastlegging van je boodschap;
  • Grootte van de groep ontvangers;
  • Urgentie van je boodschap en responstijd;
  • Hoe emotioneel is de boodschap;
  • Hoe vertrouwelijk is de boodschap.

Gratis tip: geen WhatsApp

Vind je het lastig om dergelijke richtlijnen op te stellen? Bij UNO helpen we je graag op weg. We kunnen samen met jou een beleid bepalen dat past bij jouw organisatie en je vervolgens begeleiden in het traject. Eén gratis tip geef ik alvast: stop met werk gerelateerde WhatsApp-groepen. Ja, het is makkelijk. Maar de vluchtigheid hiervan is groot, het is lastig om zakelijk en privé gescheiden te houden en het is lastig om je actiepunten te noteren en onthouden. Daardoor verlies je kostbare tijd. En werken de digitale communicatiemiddelen juist tegen je. Precies wat je niet wil.

Vanuit onze kennis en ervaring kunnen wij je helpen bij het opstellen van digitale communicatierichtlijnen. Meer weten of gewoon eens laagdrempelig sparren? Neem contact op met je vaste contactpersoon, mail mij op evreugdenhil@uno.nl of bel naar 070-3300010.

Elwin Vreugdenhil
Business Development Manager bij UNO

Direct contact met een specialist
die jou écht verder helpt

  • UNO Servicedesk: voor praktische en complexe, technische vragen
  • UNO’s digitale strategen: voor advies over de Cloud en jouw Werkplek van de Toekomst
  • UNO Customer Success Team: voor advies over Cloud Adoptie, IT-trends en overige vragen.

Wij luisteren en staan voor je klaar!

UNO Servicedesk

070-3300502

UNO Customer Succes Team

070-3300010

Stel een vraag

E-mail

Lees in deze BLOG van Elwin Vreugdenhil hoe je met de gelaagde beveiligingsaanpak van Microsoft Zero Trust je data veilig houdt met een basis en een geavanceerde beveiliging.