Waarom Microsoft Teams dé telefooncentrale van de toekomst is

Het stroomlijnen van Telefonie is een uitdaging

Of telefonie voor veel bedrijven een uitdaging is nu we door corona thuiswerken? Om die vraag te kunnen beantwoorden, hoef ik geen diepgravend marktonderzoek te doen. Ik kan makkelijk putten uit mijn eigen dagelijkse ervaringen. Hoe vaak ik niet dingen te horen krijg als: “Ik kan je niet doorverbinden met mijn collega. Ik stuur hem wel een mailtje en dan belt hij je terug.” Of: “Ik mag zijn mobiele nummer niet doorgeven. Zal ik vragen of hij jóu belt?” Regelmatig word ik dan teruggebeld door de mobiele privételefoon van de persoon die ik nodig had, een nummer dat ik vaak niet ken.

Kortom: veel organisaties vinden het lastig om hun telefonieoplossingen goed te stroomlijnen. En dat terwijl telefonie voor een groot deel van de ondernemingen nog altijd een enorm belangrijk communicatiemiddel is voor het contact met klanten en leveranciers. Je wilt kunnen doorverbinden, je wilt mensen in een wachtrij kunnen plaatsen of een goed voicemailsysteem hebben. Om dat goed te kunnen regelen, heb je een telefooncentrale nodig, die aansluit bij het nieuwe werken.

Dit zijn de functionaliteiten van bellen via Teams

Die telefooncentrale kun je op allerlei manieren inrichten, of je medewerkers nu vast, mobiel, via een softphone (applicatie) of via een combinatie van deze manieren communiceren. Vaak zijn dit losse, op zichzelf staande oplossingen. Teams brengt al deze oplossingen samen in één platform. Daarmee wordt Teams je telefooncentrale, van waaruit alles en iedereen binnen je bedrijf verbonden is. Met slechts één extra licentie zorg je ervoor dat je medewerkers via Teams bellen en gebeld kunnen worden door alle nummers van binnen en buiten de organisatie. Of je nu op kantoor, thuis of onderweg bent, is niet meer relevant.

Bellen via Microsoft Teams biedt onder meer de volgende functionaliteiten:

• Bereikbaar op een vast toestel, mobiele telefoon of desktop/laptop;
• Wachtrijen instellen;
• Doorschakelen naar collega’s;
• Koppelingen met Outlook-agenda en contacten;
• Nummerbehoud;
• Elektronische voicemail;
• Automatische afwezigheidsmeldingen wanneer je in vergadering zit; 
• Beheer van eigen bereikbaarheid, doordat afwezigheidsmeldingen op gebruikersniveau zijn in te stellen;
• Teams-meetings met inbelmogelijkheid voor externen, door middel van een apart inbelnummer.

De 5 voordelen van bellen via Teams

In mijn ogen is bellen via Teams mede door bovenstaande functionaliteiten dé toekomst voor organisaties tussen de 25 en 300 werknemers (eventueel met meerdere filialen), die al met Teams werken en graag goed en professioneel bereikbaar willen zijn. Dat is mede gebaseerd op de overtuiging dat we niet meer terug zullen gaan naar de oude situatie waarin iedereen elke dag op kantoor werkt. Het nieuwe werken is een combinatie van thuis en op kantoor werken. En bellen moet in dat nieuwe werken worden geïntegreerd. De integratie van Microsoft Teams met traditionele telefonie biedt vijf voorname voordelen:

1. Effectiviteit: alle communicatie wordt gedaan vanuit één applicatie. Je medewerkers werken dus efficiënter en kennen het intuïtieve platform.
2. Flexibiliteit: bellen via Teams is locatie- en device-onafhankelijk. Zo kun je makkelijk schakelen tussen werken op kantoor, thuis of onderweg. Via laptop, desktop, smartphone of headset.
3. Schaalbaarheid: De service is maandelijks opzegbaar en het aantal gebruikers kan eenvoudig op- of afgeschaald worden.
4. Eenvoudig beheer en onderhoud: het platform verbetert continu en breidt telkens uit. Deze updates worden automatisch gedaan, dus daar heeft de IT-afdeling van jouw organisatie geen omkijken naar. De betrouwbaarheid en beveiliging zijn bij Microsoft van hoog niveau.
5. Kostenbesparing: een telefooncentrale vraagt een forse investering in hardware en onderhoud. Die kosten hoef je niet te maken wanneer je Teams als telefooncentrale gebruikt. Je maakt eenmalige kosten voor het inrichten van je telefooncentrale en weet daarna precies welke kosten je per maand kwijt bent.

Welke situatie past bij jouw organisatie?

De vele klanten die ons een jaar geleden – in het begin van de coronacrisis – vroegen om een oplossing, kon ik bovenstaande opsommingen nog niet geven. Simpelweg omdat Microsoft destijds nog niet zo ver was op het gebied van cloudtelefonie. Het platform heeft zich het afgelopen jaar sterk ontwikkeld en is nu zo ver dat het zowel qua functionaliteiten als qua kosten kan concurreren met andere cloud-telefooncentrales. Met dus als belangrijkste voordeel dat je alles hebt geïntegreerd binnen één omgeving: jouw Werkplek van de Toekomst.

Die ontwikkeling van het platform is nog altijd in volle gang. Dat maakt dat bellen via Teams op dit moment nog niet voor alle organisaties de beste oplossing is. Denk aan bedrijven groter dan 300 werknemers en aan bedrijven voor wie bellen de core business is (zoals callcenters). Maar bij Microsoft weet je dat dit een kwestie van tijd is en dat er nu al hard wordt gewerkt om dit wél mogelijk te maken.

Mocht bellen met Teams voor jouw organisatie op dit moment niet dé oplossing zijn, dan kunnen we je bij UNO ook helpen met andere VOIP (Voice Over Internet Protocol) oplossingen die beter bij jouw organisatie en huidige situatie passen. Zo hebben we naast de oplossing Bellen met Teams ook Hosted VoIP, Vast/Mobiel en Mobiel. Meer weten hierover? Kijk even op onze website Telefonie – UNO. Hoe dan ook: jouw wensen en behoeften staan altijd voorop, waarbij wij graag als strategisch partner met je meedenken.

Wil je meer weten over de mogelijkheden om traditionele telefonie te integreren binnen jouw Microsoft Teams-omgeving? We praten je graag vrijblijvend bij. Neem contact op met je vaste contactpersoon of mail mij via msmit@uno.nl of bel naar  070-3300010. Of schrijf je in voor ons Webinar Bellen met Teams op 15  april om 10.00 uur 

Marco Smit
Accountmanager Telefonie bij UNO
msmit@uno.nl