Het succesverhaal van FunX
FunX’ digitale reis naar een Hybride Cloud-Infrastructuur. “Excellente IT-outsourcing: ruimte voor kernkwaliteiten en topresultaten”
NPO FunX (FunX) is dé jongerenzender van de vier grote steden. De FunX-dj’s
draaien een aantrekkelijke mix van hiphop, R&B, latin, dance en afrobeat en praten de luisteraar bij over de actualiteit en entertainment. De zender is aanwezig bij de bekende festivals, concerten en organiseert jaarlijks de populaire FunX Music
Awards. FunX bereikt maar liefst 28% van de jongeren tussen de 16 en 34 jaar in de regio’s Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht.
Jeroen Leering, Hoofd Techniek bij FunX, benadrukt het belang van IT binnen de organisatie: “Een sterke IT-infrastructuur
is essentieel voor mediabedrijven om binnen de moderne mediawereld te navigeren. Van digitale communicatie en contentbeheer tot gegevensbeveiliging en de concurrentiestrijd met online giganten; we staan voor diverse IT-uitdagingen. Toch kunnen deze
uitdagingen met de juiste insteek kansen worden. UNO is al meer dan 18
jaar onze IT-partner en wij zijn heel close. Ze kennen ons goed en treden
kordaat op als dat nodig is. Wij hebben hen met een gerust hart de regie gegeven van onze complexe digitale transformatie”
Hoe zag de IT-omgeving van FunX eruit?
De IT-omgeving van FunX kenmerkte zich door een veelvoud aan applicaties en aanzienlijke hoeveelheden beeld- en geluidsdata op lokale servers. Tijdens Corona ging het personeel uit eigen initiatief steeds meer werken met Google. Om thuis snel gemakkelijk te kunnen werken deelden medewerkers informatie via Dropbox, wat de nodige veiligheidsrisico’s met zich meebracht. Communicatie ging vaak via Slack en Zoom. Terwijl FunX evolueerde naar een multi-platform merk, werd de behoefte aan een geïntegreerde
cloudoplossing en een strategische IT-partner aan wie dit uitbesteed kon worden steeds duidelijker.
Wat wilde FunX bereiken?
FunX wilde een veilige, grotendeels cloudgebaseerde infrastructuur realiseren op het Microsoft-platform,
waarbij Teams de tool werd voor directe toegang tot de visuele content. Omdat de mediaorganisatie
opereert vanuit zes verschillende locaties in vijf steden en vaak ook aanwezig is tijdens festivals en
concerten is het essentieel om locatie onafhankelijk, veilig te kunnen werken. Daarnaast is het cruciaal om
24/7 bereikbaar en operationeel te zijn.
De belangrijkste doelstellingen van hun digitale vernieuwing waren:
- Ontwikkeling van een hybride IT-systeem voor flexibel, veilig en locatie onafhankelijk werken.
- Centraliseren van gegevens in een Microsoft cloud met gemakkelijke lokale toegang.
- Flexibel: schaalbaar licentie-beheer.
- Alle medewerkers moeten op een uniforme manier kunnen werken.
- Alle devices moeten voldoen aan alle veiligheidsregels en wetgeving.
- Strak beheer van applicaties en voorkomen van overbodige software.
- Versterkte beveiliging, met name voor het delen van data.
- Implementatie van een cloud-printoplossing.
- Borgen van kennis over Teams/SharePoint binnen de organisatie.
- Naadloze gebruikersondersteuning tijdens en na migratie.
- Realisatie van kostenbesparingen.
De oplossing? UNO: Leading your digital journey
‘Leading Your Digital Journey’, UNO’s unieke methodiek, volgt een integrale IT-benadering die de digitale
transformatie bekijkt en stuurt vanuit de strategie, techniek en functionaliteit. Hiermee ontstaat een
duidelijk IT-roadmap die FunX inzicht geeft hoe zij haar doelen wil (en kan) bereiken.
Maarten Benschop, Senior System Engineer bij UNO, verwoordt dit als volgt: “We beginnen altijd met een diepgaand begrip van de organisatie. Welk traject heeft het bedrijf voor ogen en hoe kan IT dit ondersteunen? Via onze 3D-scan gaan we in gesprek met afdelingshoofden, directie en IT om hun wensen te achterhalen. Hierbij streven we ernaar de bedrijfsdoelen en de IT-structuur nauwgezet in beeld te brengen”
De diversiteit van diensten, doelgroepen en media binnen FunX vormde een unieke uitdaging. Daarom
hebben we intensief samengewerkt met de pilotgroep om gebruikersprofielen te creëren voor de verschillende tools. Ook bij de inrichting van Teams en Sharepoint heeft UNO samen met FunX een praktische aanpak gekozen, zo vertelt Maarten: “We hebben voor elke afdeling specifieke sessies georganiseerd, zodat we een diepgaand inzicht kregen in hun werkwijzen. Deze aanpak zorgde ervoor dat we een vlekkeloze adoptie en training konden faciliteren tijdens de migratie.”
Jeroen Leering van FunX vult aan over de voordelen van UNO’s IT-strategie: “Door het volledig uitbesteden van de technische kant van de IT en het borgen van de migratie door de ondersteuning in support en adoptie, hadden wij ruimte voor andere zaken, onze kernactiviteiten als organisatie én de IT- strategie rond
kantoorautomatisering die we samen met UNO hebben bepaald.”
Het plan van aanpak
UNO’s methodiek, gebaseerd op de PRINCE2 aanpak,
verdeelt projecten in overzichtelijke fases voor een
helder projecttraject. Voor FunX zag het proces er als
volgt uit:
Fase 0: Nulmeting
Samen met afdelingshoofden bepaalden we de visie voor de toekomstige werkplek. Dit leidde tot diverse gebruikersprofielen, gericht op de
Moderne Werkplek.
Fase 1 Initiatiefase
Aanpassen van het initiële plan op basis van de nulmeting.
Aanpassen van het initiële plan op basis van de nulmeting.
Fase 2: Ontwerpfase
Een blauwdruk voor FunX’ toekomstige ITinfrastructuur werd gecreëerd. Hierin staat Microsoft 365 centraal, waarbij er een veilige en naadloze integratie van diverse applicaties en
on premise servers is met Azure AD en Remote Desktop.
Fase 3: Voorbereidingsfase
Het nieuwe IT systeem werd op locatie getest met de verschillende pilotgroepen. SharePoint werd hierbij direct ingericht naar hun wensen. In deze fase werd ook uitvoerig getest of de toegang tot de verschillende applicaties, zoals de Elvywebclient, naar behoren functioneert.
Fase 4: Implementatie en onboarding
Systematische uitrol van nieuwe systemen, met nadruk op datamigratie en veiligheid. Gefaseerde implementatie bevorderde snelle adoptie.
Fase 5: Nazorg en adoptie
UNO’s praktische benadering hielp FunX’ overstappen van Slack naar Teams, rekening houdend met specifieke behoeften.
Samenvattend, UNO’s op maat gemaakte aanpak en FunX’ 18-jarige partnership zorgden voor een soepel
traject. Van het initiële ontwerp tot de nazorg, FunX is uitermate tevreden met hun nieuwe flexibele, hybride
IT-platform.
Het resultaat
Dankzij een grondige voorbereiding en gefaseerde aanpak verliep de migratie vlekkeloos. Alle betrokkenen,
of het nu medewerkers of freelancers zijn, kunnen nu 24/7 veilig werken, zowel online als offline, met tools
zoals SharePoint, Teams en OneDrive for Business. Alle data is steevast bereikbaar. De centrale locatie
in Rotterdam is naadloos gesynchroniseerd met Azure Active Directory, waardoor één set inloggegevens
toegang biedt tot zowel online diensten als on-premise servers. Ondanks dat Domain Controllers minder als
fileserver dienen door de integratie van SharePoint en Teams, zijn on-premises servers nog steeds cruciaal
voor beeld en geluid.
Door de introductie van een uniforme werkwijze is de wildgroei aan applicaties verminderd; Zoom en
Slack zijn verleden tijd. De focus ligt nu op efficiënt werken in Teams, waarbij zelfs grote mediabestanden
eenvoudig gedeeld kunnen worden. Tevens werden nodige kostenbesparingen gerealiseerd voor hardware
gebruik door kleiner aantal servers en gebruik van laptops.
“Dankzij UNO, onze strategische IT-partner van meer dan 18 jaar, zijn we volledig ontzorgd. We opereren nu in een veilige hybride omgeving met een uniforme werkwijze, en het IT-kennisniveau binnen ons team is verbeterd. Er staat nu een toekomstbestendige veilige IT-infrastructuur.”, zo vertelt Jeroen.
UNO’s leiderschap in dit project was zichtbaar, zo vertelt hij: “De 3D methodiek van UNO, die strategische, technische en functionele aspecten integreert, heeft zijn waarde bewezen. De interviews, de opgezette gebruikersprofielen, de Sharepoint inrichting op locatie die samen met de teams werd geoptimaliseerd, het actieve floorwalken en het kordate adoptie traject waren indrukwekkend. Dit is precies wat we voor ogen hadden: overal veilig kunnen werken, of dat nu op kantoor is of tijdens een festival.”
FunX over UNO
Jeroen Leering spreekt vol lof over UNO, hun strategische IT-partner
voor meer dan 18 jaar. “UNO is meer dan een dienstverlener; het is een partner die proactief meedenkt en kordaat optreedt. Deze samenwerking stelt ons in staat om te focussen op kerncompetenties zoals omnichannel communicatie, terwijl UNO zich ontfermt over onze kantoorautomatisering. Regelmatige strategische meetings houden ons up-to-date en verzekeren dat we op één lijn zitten. Dankzij UNO’s integrale aanpak, die zowel strategische, technische als functionele aspecten omvat, blijven wij als bedrijf groeien.”
Meer weten?
Mocht je een keer vrijblijvend willen sparren over je eigen IT omgeving om te kijken of UNO iets voor jou kan betekenen? Neem dan contact op met een van onze consultants uit het media segmentteam via 070 – 3300502 of advies@uno.nl. Wij helpen je graag verder!
Download case PDF
Meer weten over de digitale reis van FunX? Download dan hier direct de klantcase.
Bekijk ook deze cases
Benieuwd naar vergelijkbare succesverhalen? Neem dan ook eens een kijkje bij deze klantverhalen. We zijn trots op onze klanten.
Security Delta (HSD)
HSD: ‘‘Met UNO volledig ontzorgd op IT-gebied, met volle aandacht voor cyber security.”
PAX
PAX werkt altijd en overal internationaal veilig samen in een cloud-only platform van UNO!
