Blog Elwin Vreugdenhil

Nóg succesvoller en veiliger samenwerken met externe partijen? Gebruik de nieuwe B2B koppeling in Microsoft 365

Wil je als organisatie slim en veilig samenwerken met externe partijen zonder je zorgen te maken over schaduw-IT en datalekken? Op 23 maart 2023 organiseert UNO een webinar waarin je leert hoe je binnen de Microsoft 365 omgeving op een veilige en gecontroleerde manier bestanden deelt met partners, zusterbedrijven, projectorganisaties, leveranciers, sollicitanten en anderen die geen account hebben in jouw omgeving. In deze blog bespreekt Elwin Vreugdenhil, Business Development Manager bij UNO, 4 manieren van veilig extern data delen binnen de Microsoft 365 omgeving. Hij focust zich hierbij op de nieuwste toepassing, de B2B koppeling.

Waarom moet je als organisatie samenwerkingsvormen faciliteren?

Hoe delen we als organisatie veilig presentaties, pdf’jes, tekst- en videobestanden met externe partijen? Het is een vraag die ik mijn hele carrière al gesteld krijg. Aan het begin van mijn loopbaan hadden we hier als sector ook nog geen goed antwoord op. Het IT-landschap was vooral gericht op informatie binnen de organisatie houden. Omdat de vraag bleef bestaan zijn er ondertussen al veel zelf gevonden oplossingen de bedrijfsprocessen binnen geslopen, de zogenoemde schaduw-IT. Nu is het ontzettend fijn dat het delen van data via Wetransfer ontzettend eenvoudig is, maar je hebt na het versturen geen enkele controle meer over de data of wat daarmee gebeurd. Binnen de strenge AVG-wetgeving kan dit gezien worden als een datalek. Ondertussen zijn wij met Microsoft 365 gewend geraakt om makkelijk informatie met elkaar te delen en samen te werken. Met Teams is het delen vooral intern gericht maar doordat organisaties steeds meer samenwerken en projectmatig gaan werken is de behoefte van het delen ook geëvolueerd. We moeten deze behoefte dus gaan faciliteren voordat medewerkers hier zelf wat voor gaan bedenken!

Vier manieren van samenwerken met externe partijen

Binnen de Microsoft 365 omgeving zijn er vier mogelijkheden om bestanden en documenten te verzenden of te ontvangen:

1. Onedrive (persoonlijk)

De meest laagdrempelige manier van het delen van bestanden en documenten. Maar, na het verzenden heb je geen controle over de bestanden.

2. Bestanden ontvangen via een SharePoint link

Deze manier is ontzettend handig, bijvoorbeeld voor uitzendorganisaties. De recruiter maakt binnen SharePoint een link aan waar mensen hun cv in kunnen plaatsen. Sollicitanten zien alleen hun eigen documenten, de recruiter ontvangt alle documenten in dezelfde map.

3. Geef partners toegang met de ‘Teams gasten toegang’

Een bekende optie waar veel organisaties al gebruik van maken. Een partner krijgt als gast toegang tot een Team of specifiek kanaal van de organisatie waar hij of zij veel mee samenwerkt. Alle informatie en applicaties die aan dat kanaal zijn toegevoegd zijn ook voor de partner toegankelijk en er kunnen, natuurlijk, berichten worden geplaatst.
Als gast heeft deze functie als nadeel dat je uit de ene werkomgeving moet loggen om bij de andere in te loggen. Ik ben als gast uitgenodigd bij meerdere organisaties en leveranciers, dus ik ben relatief veel aan het schakelen tussen omgevingen.

4. De nieuwe B2B koppeling

De B2B koppeling is een nieuwe feature die afgelopen jaar is geïntroduceerd. Je kan hiermee de Microsoft omgevingen van twee of meerdere organisaties aan elkaar koppelen. Hierdoor verbind je niet alleen met een Teams kanaal maar heb je ook de keuze om agenda’s, adressenlijsten, en beveiligingsinstellingen over te nemen.

Hoe werkt de B2B koppeling en waarom moet je het gaan gebruiken?

Deze verbinding tussen zakelijke omgevingen kan ontzettend impactvol zijn bij bedrijven met zusterorganisaties of organisaties waarbij er over een langere periode intensief wordt samengewerkt. Zo heeft deze toepassing veel toegevoegde waarde bij bijvoorbeeld sociaal werkbedrijven en non-profit organisaties. Hier wordt veel informatie uitgewisseld tussen bijvoorbeeld de gemeentes, onder aannemers, patiëntenorganisaties én de eigen organisatie.

Eén van de grote bijkomende voordelen van deze manier van verbinden is dat veiligheidszaken, zoals bijvoorbeeld inlogprocedures worden overgenomen. Multi Factor Authenticatie (MFA) kan bijvoorbeeld verplicht zijn wat een veiligere omgeving creëert. Maar ook gevoeligheid- en retentielabels worden overgenomen wat weer een extra veiligheidslaag geeft. Wil je meer weten over deze labels? Mijn collega Linette heeft hier onlangs een interessant blog over geschreven. Lees het hier.

Hoe werkt het? Als je als organisaties de B2B koppeling hebt gemaakt kan je personen uit de andere organisatie gecontroleerde, bijvoorbeeld tijdelijk, toegang geven aan een Team of kanaal binnen jouw omgeving. Die persoon ziet het kanaal vervolgens binnen zijn of haar eigen omgeving. Je hoeft dus niet meer te schakelen tussen Teams omgevingen en je kan informatie veel eenvoudiger delen en met elkaar samenwerken. Denk hierbij aan chatten, meetings organiseren maar ook gebruik maken van apps.
Doordat je niet meer hoeft te schakelen tussen omgevingen ben je altijd beschikbaar voor je collega’s en kan je tegelijkertijd werken in bestanden van meerdere organisatie. Dat is met gasten toegang onmogelijk. Je kan ook instellen dat je bij elkaar in de agenda’s kunt kijken. Dit is natuurlijk handig als je een afspraak wil plannen en je direct kan zien of iemand van de gekoppelde organisatie beschikbaar is, maar dit is ook handig bij het inplannen van vergaderzalen die door meerdere organisaties gedeeld worden. Toegang tot line-of-business applicaties, SaaS apps, Power BI omgeving en SharePoint sites behoren ook tot de mogelijkheden, onthoud daarbij dat je zelf bepaald welke instellingen en mogelijkheden jouw organisatie kunnen ondersteunen en welke je dus inzet.

Hoe kan UNO je helpen?

Het is van meerdere factoren afhankelijk welke toepassing het beste bij jouw organisatie past. Neem altijd mee wat de vraag vanuit de organisatie is, hoe lang de samenwerking gaat duren en wat het beleid van beide organisaties is rond veiligheid en governance. Op 23 maart organiseer ik samen met Linette Klap een webinar waarin wij alle opties uitgebreid toelichten en uitleggen hoe je deze omgeving slim en efficiënt in kan zetten.

Elwin Vruegdenhil

Wil je direct aan de slag? Mijn collega’s en ik helpen je graag. Neem contact op met je vaste contactpersoon, mail naar evreugdenhil@uno.nl of bel naar 070 – 3300010.

Direct contact met een specialist
die jou écht verder helpt

  • UNO Servicedesk: voor praktische en complexe, technische vragen
  • UNO’s digitale strategen: voor advies over de Cloud en jouw Werkplek van de Toekomst
  • UNO Customer Success Team: voor advies over Cloud Adoptie, IT-trends en overige vragen.

Wij luisteren en staan voor je klaar!

UNO Servicedesk

070-3300502

UNO Customer Succes Team

070-3300010

Stel een vraag

E-mail