Maturity model werlplek van de toekomst

Microsoft 365: in welke fase van volwassenheid zit jouw organisatie?

De kinderen van onze Business Development Manager Elwin Vreugdenhil zijn nog niet volwassenen. Microsoft 365 wél. Het werpt de volgende vraag op: hoe volwassen zijn organisaties in het gebruik van Microsoft 365? Elwin geeft in deze blog aan wat de vier volwassenheidsfases zijn en welk niveau van adoptie, beveiliging en governance hierbij horen. Zodat jij voor je organisatie kunt inschatten hoe je meer uit alle mogelijkheden kunt halen. 

Ik zat onlangs aan de keukentafel te werken. Terwijl ik uitzocht of Defender for Endpoint beschikbaar is in Microsoft 365 Business Premium, keek ik over mijn scherm naar mijn dochters. De één is twee, de ander vijf maanden. Wat groeien ze toch snel, dacht ik. Toen ik me weer focuste op mijn werk, realiseerde ik dat Microsoft 365 vele malen sneller is gegroeid. In tegenstelling tot mijn dochters is deze ‘schepping’ in drie jaar tijd helemaal volwassenen geworden. Met een beetje hulp van de AVG en Covid-19, dat wel. Maar feit blijft dat de meeste organisaties naar dit product zijn overstapt of dit gaan doen. De vraag is alleen: benut elke organisatie de volledige potentie? Oftewel: hoe volwassen ben je in het gebruik van Microsoft 365? In dat volwassenheidsniveau onderscheid ik vier fases.


Fase 1: Ad hoc-fase

In het begin van de pandemie stapten veel organisaties snel en noodgedwongen over op Teams. Medewerkers gingen online vergaderen, maar ook andere tools binnen Teams gebruiken. Zonder dat hier beleid of beveiliging voor was. Data staat daardoor verspreid en het is onduidelijk waar deze zich bevinden. Deze organisaties zitten in een enorme spagaat; met het ene been in het oude systeem, met het andere in het nieuwe. Die systemen moeten – met behulp van een roadmap – geïntegreerd worden. Mijn tip: kijk niet alleen naar techniek, maar vraag aan management en medewerkers wat ze belangrijk vinden. Díe wensen probeer je technisch te ondersteunen. Bij UNO noemen we dat de driehoek van succes: je wensen strategisch, functioneel en technisch samenbrengen tot een oplossing die bij jouw organisatie past.

 Klik op de afbeelding om te vergroten.

Maturity model werlplek van de toekomst 

Fase 2: Transformatiefase

Heb je als organisatie de overstap naar Microsoft 365 net gemaakt of ga je dit doen? Dan stap je over op wat we bij UNO de Werkplek van de Toekomst noemen. Het is belangrijk je medewerkers voor te bereiden op die toekomst. Want: ze moeten op een nieuwe manier gaan werken en communiceren, met tools die ze niet kennen of beheersen. In fase 2 staat het leren kennen en leren werken met de basisfunctionaliteiten centraal. Het is belangrijk om een adoptietraject te starten, passend bij de cultuur en het kennisniveau van de organisatie. Ook het maken van afspraken (beleid) is cruciaal. Hoe ga je samenwerken? Hoe ga je de functionaliteiten gebruiken? Na welke periode van inactiviteit wordt een Teams/Kanaal verwijderd? Dat soort zaken moet je vastleggen. Het is lastig om dit al vóór de migratie (in fase 1) te doen, omdat je eerst met de nieuwe omgeving moet werken om tot inzichten te komen.


Fase 3: Verdiepingsfase

Als de basis staat, is het tijd voor verdieping. Soms gaat dat vanzelf. De ene medewerker of afdeling is een early adopter, die de maximale mogelijkheden van Microsoft 365 wil benutten en allerlei tools inzet om betere (samen) te werken. Bijvoorbeeld een specifieke planningstool. De andere afdeling of medewerker kijkt de kat uit de boom en ziet niet direct de meerwaarde. Zo ontstaan behoefteverschillen tussen medewerkers of afdelingen. Dat vraagt om een adoptietraject op maat, waarbij de behoeften op de juiste manier worden ingevuld. Maar er is ook extra aandacht voor beveiliging nodig. Want hoe meer mogelijkheden van Microsoft 365 je benut, hoe meer informatie wordt vastgelegd en gedeeld, ook met externen. Gelukkig biedt Microsoft de tools om die beveiliging (en het beleid daaromheen) aan te scherpen.


Fase 4: Datagedrevenfase

De volgende stap is het gebruiken en inzetten van het Microsoft Power Platform. Hierin kun je Power Apps bouwen, die specifieke afdelingsprocessen ondersteunen. Ook kunnen processen en taken geautomatiseerd worden met Power Automate,. Waardoor je je mensen flexibeler kunt inzetten en je organisatie meer ruimte krijgt om te groeien. Ook het gebruik van data is een enorme kans. Je kunt data-analyses uitvoeren en beschikbaar stellen met Power BI. Maar hoe zorg je dat informatie niet versplinterd raakt? En hoe voorkom je dat elke afdeling meerdere apps in gebruik heeft, waar je geen zicht op hebt? Voor dat soort vragen hebben we bij UNO de afdeling Application Services. Dit team brengt processen in kaart en weet precies met welke tools die ondersteund kunnen worden.


Groeien

Terug naar mijn dochters. Als ik zie hoe snel zij al groeien en leren, dan weet ik zeker: dit gaat met Microsoft 365 ook gebeuren. Zelfs nog veel sneller. Het zal dus niet bij deze vier fases blijven. Maar hoe ga je daar als organisatie in mee? Veel bedrijven zijn vooral bezig met hun core business. Terwijl het juist zo belangrijk is om goed de tijd nemen voor een goede adoptie-, beveiligings- en governance-strategie. Heb je je adoptie, beveiliging en governance goed op orde, dan ben je er nog niet. Dit is een continu proces dat je periodiek intern én met je IT-partner (UNO!) tegen het licht houdt. Goed beleid kan jouw organisatie namelijk flexibeler maken, waardoor je sneller kunt groeien.

Benieuwd hoe je dit het best kunt aanpakken? In de komende weken publiceren we een whitepaper, waarin we per fase concrete tips geven over de stappen per fase. Ook geven we in april een webinar, waarin we op een interactieve manier de diepte ingaan. Een eerste sneak preview hiervan vind je alvast in de bovenstaande afbeelding, waarin we per fase aangeven wat belangrijk is op het gebied van adoptie, beveiliging en governance.

Bekijk ook alvast onze pagina met oplossingen om te zien waarbij UNO jouw organisatie kan ondersteunen Neem contact op met je vaste contactpersoon, mail mij op  evreugdenhil@uno.nl of bel naar 070-3300010.

Elwin Vreugdenhil
Business Development Manager bij UNO

Direct contact met een specialist
die jou écht verder helpt

  • UNO Servicedesk: voor praktische en complexe, technische vragen
  • UNO’s digitale strategen: voor advies over de Cloud en jouw Werkplek van de Toekomst
  • UNO Customer Success Team: voor advies over Cloud Adoptie, IT-trends en overige vragen.

Wij luisteren en staan voor je klaar!

UNO Servicedesk

070-3300502

UNO Customer Succes Team

070-3300010

Stel een vraag

E-mail

Lees in de Whitepaper wat het Microsoft powerplatform is, wat het voor jouw kan betekenen en hoe je het in 4 stappen kan inzetten om  sneller routinematige processen te  automatiseren.