Dankzij het thuiswerken zijn we meer dan ooit verbonden met elkaar. Toch zijn we ook nog nooit zó afgesloten geweest van elkaar. Het nieuwe platform Microsoft Viva kan daar verandering in brengen, zo denkt onze Business Development Manager Elwin Vreugdenhil. In deze blog vertelt hij wat Microsoft Viva inhoudt en waarom dit gaat helpen bij het verbonden, gezond en productief houden van jouw organisatie.
Zoombie
Ken jij de term Zoombie al? Ongetwijfeld heb je er een aantal in je organisatie. Of misschien voel je je er zelf soms wel één (net als ik). Een Zoombie is iemand die thuiswerkt en non-stop van meeting naar meeting gaat. Op dezelfde stoel, in dezelfde kamer. Zonder beweging, interactie of communicatie met anderen. Zoombies werken zeer effectief; ze krijgen op korte termijn meer gedaan in minder tijd. Maar het probleem is dat we te weinig uit onze bubbel komen. We komen geen collega’s meer tegen bij het koffiezetapparaat. We praten niet meer bij op persoonlijk vlak. En we delen ook niet zo makkelijk kennis meer. We zijn dus meer verbonden dan ooit. Maar tegelijkertijd zijn we nog nooit zo afgesloten geweest van elkaar. Zo worden we dus een soort zombies.
Het is een veelgehoord probleem binnen organisaties. Dat is precies waarom Microsoft iets nieuws gelanceerd heeft: Microsoft Viva. Dit is een zogeheten Employee Experience Platform (EXP), dat – volgens Microsoft zelf – ‘communicatie, kennis, leerprocessen, resources en inzichten brengt in een geïntegreerde gebruikerservaring’. Wat dit in normale mensentaal betekent , leg ik hieronder uit. Verderop in het stuk vertel ik ook hoe Microsoft Viva kan helpen om jouw organisatie in de nieuwe realiteit verbonden, gezond en productief te houden. Maar eerst zoom (
) ik in op de verschillende opties van het platform.
Viva volledig te integreren met Teams
“Heb ik net voor elkaar dat iedereen Microsoft Teams goed gebruikt, komt er wéér iets nieuws,” denk je misschien. Wees niet bang! Microsoft Viva bouwt voort op de bestaande oplossingen Microsoft 365 en Microsoft Teams. Hoewel ze het zelf brengen als een nieuw platform, zie ik de oplossingen van Viva vooral als vier losse apps, die je eenvoudig (op de achtergrond) en volledig kunt integreren binnen je bestaande Teams-omgeving. Daardoor ontstaat een geïntegreerd geheel. Dit maakt Teams juist een nog krachtiger en belangrijker platform binnen jouw organisatie.
De vier apps van Microsoft Viva
Microsoft Viva bestaat uit de vier onderstaande apps. Van die vier is alleen Insights nog te gebruiken in Nederland- De andere drie oplossingen worden later dit jaar beschikbaar.
1. Viva Connections
Dit is een soort SharePoint online 2.0 (aangezien het op de achtergrond SharePoint is) die je als app integreert binnen je Teams-omgeving. Via deze app kun je alles wat je in SharePoint al kon, zoals centrale berichten lezen of plaatsen. Managers kunnen via personeelsmeetings (‘town halls’) contact leggen met hun mensen. Werknemers hebben toegang tot het hele pakket van bedrijfsnieuws, bedrijfsbeleid en bedrijfsvoordelen maar ook tot hun resourcegroepen of community’s waarvan ze deel willen uitmaken. Hiermee wil Microsoft een oplossing bieden voor het feit dat 60% van de werknemers zich sinds het thuiswerken minder verbonden voelt met collega’s en werkgever.
2. Viva Insights
Hoe lang zit iemand in meetings op een dag? Hoe vaak en hoe lang werkt iemand in de avonduren? Oftewel: wat is de Zoombie-status van een medewerker? Op die vragen geeft Viva Insights antwoord door gebruik te maken van alle gegevens uit verschillende Microsoft-tools. De manager krijgt zo een goed inzicht in de werkdruk bij zijn medewerkers. Ook de medewerker zelf kan er zijn voordeel mee doen. Zo doet Insights wanneer je veel meetings hebt de suggestie of focustijd in te plannen. Ook kan de app voorstellen om een meeting in te plannen met iemand die je al een tijdje niet hebt gesproken. Daarnaast laat het bijvoorbeeld zien hoeveel procent van de mensen je mail heeft geopend. Deze app – die als enige van de vier apps nu al beschikbaar is in Nederland – gaat je dus échte inzichten opleveren, die een positieve invloed hebben op gezondheid en werkplezier. Het biedt daarmee een oplossing voor het probleem dat mijn collega Remco Moest in een eerdere blog al schetste.
4. Viva Topics
Nu we thuiswerken, is het lastiger om even snel langs een collega te lopen voor een vraag. Zeker nieuwe medewerkers worstelen soms met bepaalde termen of normen in de organisatie en weten niet waar ze het antwoord moeten vinden. Viva Topics biedt uitkomt. Deze app haalt informatie uit alle gekoppelde Microsoft-apps en legt zo – door middel van artificial intelligence – verbanden. Wanneer je zoekt op een bepaald onderwerp, krijg je te zien welke documenten hierbij horen, welke mensen eraan werken en eventueel ook welke externe bronnen je kunt raadplegen. Door een ingebouwde Wiki-functionaliteit kunnen medewerkers zelf informatie aanpassen. Zo vergroot je de kennis en kunde binnen je organisatie, ook op afstand.
Hoe integreer ik Microsoft Viva binnen mijn organisatie?
Het is duidelijk: Microsoft Viva biedt voordelen voor zowel management en directie als medewerkers. Leidinggevenden krijgen allerlei inzichten waarop ze kunnen sturen en bovendien beter kennis en informatie kunnen aanbieden, waarvan zij denken dat die van belang is. Medewerkers zelf krijgen ook veel meer tools tot hun beschikking om informatie te zoeken, kennis te delen en cursussen te starten.
Ik ben ervan overtuigd dat al deze oplossingen (los of gecombineerd) organisaties verder kunnen brengen. Sterker nog: ik durf best te stellen dat het gebruik van Microsoft VIVA essentieel is voor organisaties die willen groeien. Om daarin te slagen, is het van belang om binnen de nieuwe realiteit je bedrijfscultuur, kennis en kunde zo goed mogelijk in te richten. Want in mijn ogen is het duidelijk: we keren nooit meer volledig terug naar de oude situatie, waarin iedereen elke dag op kantoor werkt. Thuiswerken blijft bestaan, waardoor je als organisatie op strategisch niveau moet nadenken over welke apps je wilt gebruiken om mensen toch zoveel mogelijk verbonden te laten voelen.
Die verbondenheid bereik je alleen als medewerkers weten dat de apps er zijn. Maar vooral ook als ze weten hoe ze werken en er zelf informatie in gaan stoppen. Want de één zal niet uit zichzelf gaan leren, terwijl de ander juist misschien te enthousiast met een oplossing als Viva Learnings aan de slag gaat. Daarom is het voor organisaties van groot belang om kaders te schetsen en goed na te denken over een (stapsgewijze) adoptiestrategie voor deze nieuwe toepassingen. En hoe je deze apps toepast als middel om jouw bedrijfsdoelstellingen te behalen. Die strategie hangt af van vele factoren: van het kennisniveau van je medewerkers tot de bedrijfscultuur en het budget. Maar ook van het inlevingsvermogen van het management in de werkvloer.
Vanuit onze kennis en ervaring kunnen wij je helpen bij het bepalen en uitvoeren van een adoptiestrategie voor de integratie van Microsoft Viva. Wil je daar meer over weten of wil je eerst gewoon eens laagdrempelig sparren over de potentiële meerwaarde van Viva voor jouw organisatie? Neem contact op met je vaste contactpersoon, mail mij op evreugdenhil@uno.nl of bel naar 070-3300010. 
Elwin Vreugdenhil
Business Development Manager bij UNO
Evreugdenhil@uno.nl
