Waarom doorlopende Cloud Adoptie onderdeel moet zijn van jouw bedrijfsstrategie

Hakken in het zand

Vijf jaar geleden werkte ik als accountmanager Bijzonder Beheer bij de Rabobank. Ik had allerlei deadlines; adviezen die af moesten, controles die moesten worden gedaan. Mijn dagelijkse werk, dáár lag mijn focus. De computer, applicaties en de rest van de IT-omgeving? Ik zag het als een noodzakelijk kwaad om mijn werk te kunnen doen. Alles moest het gewoon doen, en dan het liefst op de manier waarop ik het mezelf ooit had aangeleerd. Als daarin iets veranderde, raakte ik in de war en zette ik mijn hakken in het zand.

Als ik aan die periode terugdenk, vind ik het ongelofelijk dat ik er niet voor openstond om het maximale uit mijn IT-omgeving te halen. Want door die veranderingen zou ik misschien wel veel slimmer en efficiënter zijn gaan werken. Ik had de techniek vóór mij kunnen laten werken. Niet als een noodzakelijk kwaad, maar als een vriend die het beste met mij voor had. Die mijn werk makkelijker en zeker ook leuker zou maken. Als ik me er maar in had willen verdiepen…

Corona bewijst noodzaak doorlopende adoptie

Inmiddels ben ik een grote, informatie opzuigende spons als het gaat om IT. Maar er zijn nog altijd genoeg werknemers zoals de Paul Geerts uit 2015. De oude versie van mezelf is een schoolvoorbeeld van waarom een goed adoptietraject bij het inrichten van de Werkplek van de Toekomst belangrijk is. Pas wanneer je doorkrijgt hoe je de IT-omgeving vóór je kunt laten werken, wordt het leuk.

De mogelijkheden van de moderne werkplek zijn eindeloos. Maar of de implementatie uitgroeit tot een succes, wordt bepaald door jouw werknemers. Kunnen en wíllen zij anders werken? Dat lukt het beste als ze de nieuwe techniek omarmen. Of zoals wij het graag noemen: adopteren. Corona heeft de noodzaak tot adoptie flink vergroot. Vanwege het thuiswerken word je minder geïnspireerd door je collega’s op kantoor en moet je alles zelf uitvogelen. Juist nu is het dus belangrijk om te weten hoe je alle mogelijkheden van de moderne werkplek het best kunt benutten.

Een goed adoptietraject is de verantwoordelijkheid van de werkgever. Zeker omdat efficiënter, effectiever en kostenbesparend werken vaak belangrijke argumenten zijn om over te stappen op de Werkplek van de Toekomst. Deze argumenten vormen in mijn ogen direct het bewijs dat adoptie niet een eenmalig iets is dat je uitvoert bij een migratie. Nee, het is een continu proces. Een proces dat naar mijn mening een onderdeel moet zijn van jouw bedrijfsstrategie. Omdat niet alleen de mogelijkheden van de Werkplek van de Toekomst zich continu ontwikkelen, maar ook de wensen en behoeften van jouw medewerkers (en klanten/leveranciers). Daar moet je dus iets mee.

De 4 stappen van doorlopende adoptie Corona

In de adoptietrajecten die wij doorlopen met onze klanten, zie ik dat het van belang is om de verschillende fases binnen dit traject goed af te stemmen op de gebruikers én de strategie van een organisatie. Het is maatwerk, dat we bepalen aan de hand van vier belangrijke stappen. Deze stappen herhalen we continu, als een soort Plan-Do-Check-Act-model.

1. Awareness: Maak medewerkers zich ervan bewust dat de techniek er juist is om hen te helpen.
2. Kennisoverdracht: Leg het verband tussen de oude manier van werken en hoe de Werkplek van de Toekomst je kan helpen om efficiënter, effectiever en optimaler gebruik te maken van de IT-omgeving. Bijvoorbeeld via instructievideo’s, kennissessies of themabijeenkomsten.
3. Support: Medewerkers lopen tegen zaken aan waarover ze vragen over hebben of meer willen weten. Dat is goed; het betekent dat het leeft en dat er stappen gemaakt worden. Belangrijk is dat ze altijd ergens terecht kunnen met functionele vragen,  bijvoorbeeld een servicedesk of het ondersteuningsplatform Workplacebuddy.
4. Monitoring: Dit is van groot belang bij een doorlopend adoptietraject. Monitoren, periodiek rapporteren en bijsturen helpen om de adoptiegraad binnen een organisatie steeds verder te verhogen.

Strategische stappen

Deze vierde en laatste pijler vind ik persoonlijk de leukste fase binnen een adoptietraject. Als organisaties goed voor ogen hebben welke kant ze op willen met hun IT kunnen ze hiermee écht het verschil gaan maken. Met onze klanten bepalen we elk kwartaal in overleg welke strategische stappen wenselijk zijn om verdere optimalisatie gerealiseerd te krijgen. De organisatorische stippen op de horizon zijn hierbij het uitgangspunt. Die combineren we met waardevolle inzichten over het gebruikersgedrag en de adoptiegraad van de gebruikers, om vervolgens concrete vervolgstappen te kunnen bepalen.

Die stappen kunnen dus verschillen per organisatie. Zo kan het zijn dat we bij de ene organisatie de nadruk leggen op de support, omdat awareness en kennis al ver(der) gevorderd zijn. Een ander voorbeeld is een goede-doelenorganisatie waarbij we het adoptietraject doorlopen. Daar is echt nog veel aandacht nodig is voor awareness en kennisoverdracht. De vervolgstappen zijn dus in beginsel meer daarop gericht.

Adoptie is een feestje!

Voor mij is het zo helder als kristal: adoptie is here to stay. Organisaties die nu werk maken van een goed adoptietraject gaan hier in de toekomst veel voordelen uit halen. Enerzijds omdat thuiswerken ook na corona blijft. Anderzijds omdat de mogelijkheden van de moderne werkplek zich continu ontwikkelen. Wie als organisatie wil bijblijven, moet daarin mee. UNO is daarbij graag de proactieve kennispartner die jou tijdens het gehele adoptietraject bij de hand neemt. Maar er vooral ook – samen met jou en jouw medewerkers – een feestje van maakt. Een feestje dat ik in mijn tijd bij Rabobank maar al te graag had gevierd…

Meer weten over adoptie bij UNO? Mijn collega’s en ik vertellen je er graag meer over. Neem contact op met je vaste contactpersoon, mail naar pgeerts@uno.nl of bel naar 070-3300010. Meer informatie vind je ook op onze speciale dienstenpagina over adoptie.

Paul Geerts Customer Success Manager bij UNO Pgeerts@uno.nl