Thuiswerken: 5 tips om de tools de baas te blijven (in plaats van andersom)

De héle dag in meetings

‘‘Pap, jij hebt echt de héle dag zitten bellen!’ Mijn dochter hield me onlangs een spiegel voor, nadat ze me ’s ochtends naar boven had zien gaan en pas aan het begin van de avond weer naar beneden had zien komen. Ze had gelijk. Tussen negen en vier had ik aan één stuk door in meetings gezeten. Ik was net op tijd klaar om in te schakelen voor een seminar van Microsoft, dat tot half zeven duurde. Toen ik uiteindelijk beneden kwam, vroeg ik mezelf af: wat heb ik vandaag nou allemaal besproken? Op mijn telefoon zag ik tegelijkertijd de mailtjes binnenkomen waaraan ik niet was toegekomen…

Het zette me aan het denken. Bij UNO staan we voor slimmer en efficiënter werken. Daarvoor bieden we allerlei moderne tools en oplossingen. Daarin kunnen we technisch heel ver gaan. Maar de vraag is: hoe maak je er op de juiste wijze gebruik van, waardoor het je als mens en organisatie helpt en je slimmer samenwerkt? Dat doe je door de gebruiker centraal te stellen, zoals we bij UNO altijd al hebben gedaan. Het is dus van belang om je af te vragen: Wat doet het met mensen als ze de hele dag in meetings zitten? Of als ze niet alle software goed weten te gebruiken? En is er nog wel genoeg ruimte voor informeel contact met collega’s en spontane creatieve overleggen, nu je niet even langs iemands bureau kunt lopen?

5 tips om slim(mer) gebruik te maken van de techniek

In mijn ogen wordt deze menselijke kant van deze veranderde werksituatie ontzettend onderbelicht. Er zijn tal van thuiswerkers die juist meer onzekerheid en stress ervaren. De kansen die de moderne techniek biedt, zijn tegelijkertijd onze valkuilen, zo is mijn conclusie na vele gesprekken met zowel collega’s als klanten. Vanuit die ervaringen zet ik vijf tips op een rij waarmee bedrijven en organisaties hun mensen slim(mer) gebruik kunnen laten maken van de techniek.

1. Zorg voor een duidelijk thuiswerkbeleid
   Als ik iemand via Microsoft Teams wil oproepen, check ik dan eerst diens status? Als iemand niet opneemt, kan ik er dan van uitgaan dat diegene terugbelt? En deel ik belangrijke berichten via de chat, via intranet of moet ik het mailen? Stuk voor stuk vragen die kunnen leven bij je medewerkers. Sterker nog: het zijn vragen die ik ook mezelf regelmatig stel. Duidelijke afspraken zijn dus nodig. Bespreek met je medewerkers welke kanalen gebruikt worden en wat jullie van elkaar verwachten. Wat de exacte afspraken zijn, hangt af van je bedrijf en de cultuur binnen je bedrijf. Maar dat die afspraken nodig zijn, is wat mij betreft kraakhelder.

2. Beperk meetings tot 45 minuten
   

   Even terug naar mijn werkdag uit het begin van deze blog. De ene meeting volgde direct op de andere, waar ik normaal gesproken een autoritje had tussen twee afspraken of op kantoor even een paar minuten ging darten. Mijn advies is: plan alle meetings op het hele uur en beperk deze tot maximaal 45 minuten. Dan behoud je de focus op je werk, maar heb je ook altijd een kwartiertje voor jezelf. Om afspraken op een rij te zetten, om de volgende meeting voor te bereiden of om een frisse neus te halen en even te bezinnen. Ik geloof daar heilig in, maar het werkt pas als punt 1 – het thuiswerkbeleid vanuit de organisatie – op orde is.

3. Zet je meldingen (soms) uit
   Met de moderne werkplek ben je altijd en overal bereikbaar. Je ziet je mail binnenkomen, er popt een agenda-uitnodiging op of je krijgt een chatbericht van je collega. Maar vergeet niet: je kunt deze meldingen ook uitzetten! Handig als je je écht moet concentreren op een taak, maar ook handig voor degene die jou belt.

4.  Zie adoptie als een continu proces
   

   De mogelijkheden van de moderne werkplek zijn eindeloos. Iedereen weet dat het goud voor het grijpen ligt, maar niet alle medewerkers binnen je organisatie hebben de kennis of handigheid om het uit de grond te halen. Zorg daarom voor een goede cloud-adoptie en houd daarbij rekening met de leercurve van mensen. Twintigers doorgronden alle opties wellicht eerder dan vijftigers, maar het is geen kwestie van één keer het kunstje leren. Adoptie is een continu proces, dat wij bij UNO nauwgezet kunnen monitoren en aanbieden, afgestemd op de leercurve van groepen. Zo zorgen we dat al jouw medewerkers de opties van de cloud beheersen die aansluiten bij hun werkzaamheden.

5. Breng balans aan in je meetings
   Wat ik de laatste maanden vaak zie en hoor, is dat niet alleen het aantal meetings toeneemt, maar dat dit ook steeds meer ‘afvinksessies’ worden. Sessies gedreven door efficiëntie, waarbij vooral wordt gecheckt of iedereen zijn werk doet. Er lijkt minder tijd voor brainstormsessies of creatieve meetings waar iedereen onvoorbereid in gaat. Terwijl dát vaak de sessies zijn die mensen energie geven en zorgen voor nieuwe, frisse ideeën. Mijn advies is: breng de inhoud van je meetings (beter) in balans.
   

Ik hoop dat steeds meer bedrijven zich realiseren dat het belang van de medewerkers uiteindelijk voorop staat in deze gekke tijd. Als je hen de ruimte en energie geeft en de moderne tools op de juiste manier gebruikt, zal De Nieuwe Werkelijkheid leiden tot mooie resultaten en medewerkers. Daar ben ik van overtuigd!

Wil je met ons sparren over dit onderwerp? We denken uiteraard graag met je mee! Neem contact op met je vaste contactpersoon, mail naar rmoest@uno.nl of bel naar  070-3300010 .

Remco Moest
UNO’s Manager Klant Succes Team
rmoest@uno.nl